Vous devez faire traduire un appel d’offres ou répondre dans une autre langue? Certains cabinets de traduction savent comment vous aider à gagner.
Pour avoir une idée approximative du contenu d’un appel d’offres, c’est une bonne idée d’utiliser un outil de traduction automatique comme Google Translate : vous pouvez alors déterminer si la demande vous intéresse avant même d’engager des fonds pour préparer votre réponse. Et répondre à un appel d’offres peut coûter cher! Mais si vous décidez de présenter une proposition, mieux vaut faire traduire l’essentiel de l’appel d’offres par des professionnels, car certains détails mal compris en traduction automatique pourraient vous forcer à assumer des obligations imprévues. Vous aurez également besoin d’un cabinet qui s’y connaît pour gérer les nombreux va-et-vient de documents d’une langue à l’autre et d’une équipe à l’autre, dans des délais qui sont toujours très serrés. Enfin, quand viendra le temps de traduire votre réponse dans la langue du client, ce même cabinet de traducteurs professionnels saura présenter votre entreprise d’une façon qui reflète votre image et qui rejoint votre client.
Voici quelques pratiques exemplaires en traduction d’appel d’offres qui vous augmenteront vos chances de gagner :
Constituez un lexique bilingue des termes clés qui se trouvent dans les documents du client. En établissant dès le départ la traduction de ces termes, vous vous assurerez que votre réponse utilise le même langage que celui de votre client. De plus, vous accélérerez le travail des traducteurs, un atout important quand les délais sont courts (ce qui est pratiquement toujours le cas!) et que plusieurs traducteurs et réviseurs doivent travailler simultanément sur vos documents de réponse.
Le temps nécessaire pour répondre à un appel d’offres dans une seule langue est déjà très serré. Imaginez quand il faut faire traduire les documents du client, puis faire traduire votre réponse au retour! Or, dans bien des cas, votre équipe chargée de répondre à un appel d’offres sera composée de membres provenant de divers services : tarification, exigences techniques, exigences juridiques, gestion du projet, et ainsi de suite. Si vous faites traduire un appel d’offres de 200 pages d’un seul coup, vous pourriez devoir attendre de 5 à 10 jours avant de recevoir la traduction. Ce sont autant de jours perdus qui vous feront ramer à l’approche de la date de clôture des soumissions. Le mieux, c’est de découper l’appel d’offres en sections et d’établir un ordre de priorité pour la traduction. Ainsi, si vous devez examiner les exigences techniques le plus tôt possible, vous recevrez cette section beaucoup plus rapidement puisqu’elle sera priorisée (même si c’est la 4e section dans l’appel d’offres). Ce temps que votre équipe vient de gagner vous permettra de répondre au client de façon plus précise, plus détaillée et plus professionnelle. Procédez ainsi pour toutes les sections, en gérant les dépendances : à titre d’exemple, vous aurez besoin de la traduction (dans votre langue) de la section « Gestion de projet » de l’appel d’offres dès que la réponse à la section « Exigences techniques » aura été rédigée, car la réponse de l’une dépend de l’autre. Et, tandis que vous analysez la section « Gestion de projet », la traduction de la réponse aux « Exigences techniques » peut commencer sans attendre le reste. À la fin de l’exercice, l’ensemble de votre réponse doit être prête et traduite dans la langue du client quelques jours avant la date de clôture pour permettre à un membre de votre équipe d’en faire une dernière lecture.
La proposition que vous présentez, rédigée dans la langue du client, doit refléter qui vous êtes et démontrer au client que vous avez compris ses besoins et que votre entreprise a tout ce qu’il faut pour les satisfaire. Or, même si votre équipe rédige de main de maître une réponse claire et convaincante, votre partenaire de traduction, s’il ne comprend pas votre monde ou s’il n’emploie pas des traducteurs professionnels, ne pourra produire qu’une version édulcorée de votre proposition dans la langue du client. Ce faisant, il pourrait bien tuer dans l’œuf vos énoncés de positionnement et la démonstration que vous comptiez faire de votre expertise technique. Utiliser des termes justes et des tournures efficaces constitue bien souvent un avantage concurrentiel important qui peut vous aider à gagner des appels d’offres.
Si vous avez besoin d’aide pour répondre à un appel d’offres dans une autre langue que la vôtre, n’hésitez pas communiquer avec nous.