Comment optimiser votre partenariat avec votre gestionnaire de projets de traduction

Chez Scriptis, nos gestionnaires de projets (affectueusement appelés GP) ne chôment pas. En tant qu’intermédiaires entre le client et l’équipe de traduction, les GP consacrent leur temps à :

établir les devis de projet;
préparer les documents sources;
répondre aux questions des traducteurs;
résoudre des problèmes techniques;
faire le suivi de la progression de l’équipe;
garantir l’assurance qualité.

Lorsque nous leur avons demandé en quoi les clients pouvaient contribuer au bon déroulement des projets, nos gestionnaires de projets de traduction nous ont donné quelques conseils pour créer un partenariat efficace et mutuellement profitable.

Utiliser le portail client

Le portail client de Scriptis constitue un moyen simple et gratuit de soumettre des projets de traduction. Par le passé, les clients envoyaient leurs documents sources par courriel. Il ne s’agit toutefois plus de la méthode la plus sécuritaire ni la plus efficace. Pourquoi?

La sécurité des données. Dans le milieu des affaires actuel, le courriel ne constitue pas un canal de transfert de données sécurisé. Les pirates informatiques ont recours à des méthodes d’« hameçonnage » pour envoyer des logiciels malveillants par le biais d’un lien dans un courriel ou d’une pièce jointe. Pour parvenir à leurs fins, ils reproduisent bien souvent ce qui semble être un échange de documents entre entreprises. Ils espèrent ainsi que leur victime cliquera sur un lien ou téléchargera un fichier et introduira un logiciel malveillant ou un rançongiciel dans son système. C’est pourquoi les logiciels antivirus et les filtres antipourriel sont de plus en plus vigilants. Parfois, même des courriels légitimes atterrissent dans le dossier de courriers indésirables. En utilisant le portail client, vous avez la certitude que votre contenu nous est acheminé rapidement et en toute sécurité.

L’efficacité du projet. Notre portail de projets s’intègre au logiciel utilisé par les GP et les traducteurs pour préparer votre projet, votre base terminologique, vos documents de référence et votre mémoire de traduction. En plus de permettre aux GP d’établir le devis du projet et de communiquer avec vous, ce même système leur sert à transmettre de l’information à l’équipe de traduction et à suivre la progression du travail. Le portail regroupe tous vos renseignements en un seul endroit.

Rappel : Utilisez le portail client pour un transfert de fichiers sécuritaire et efficace.

Fournir des fichiers modifiables, et non des fichiers PDF ou images.

Les GP traitent d’abord votre contenu source en vue d’établir un devis, puis le soumettent pour traduction. Ensuite, l’outil de traduction « déconstruit le contenu » afin de le lire et de l’analyser. L’objectif d’un fichier PDF est de « figer » le contenu et de le rendre impossible à manipuler sans un accès spécial. Une capture d’écran ou un fichier image au format JPG ou PNG présente le même problème. Prenons l’exemple d’un mot formé de lettres de Scrabble et d’un mot écrit sur une feuille. Les lettres de Scrabble peuvent être manipulées, ce qui est impossible à faire avec le mot écrit sur une feuille.

Il est préférable de fournir votre contenu source sous forme de fichiers modifiables « natifs ». Nos outils de traduction sont compatibles avec la plupart des types de fichiers, notamment Word, Excel, PowerPoint et InDesign. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir un fichier natif, le projet nécessite une étape supplémentaire. Bien que les outils de reconnaissance optique de caractères (ROC) s’améliorent, les GP doivent tout de même s’assurer que le contenu du fichier source au format PDF soit « lisible » dans le logiciel de traduction. Cette étape supplémentaire entraîne une hausse des coûts de votre projet. En outre, lorsque vous utilisez des fichiers natifs, la mise en forme est reproduite dans la cible. S’il faut recourir à un outil de ROC, le travail de mise en page augmente à la fois la durée et le coût du projet.

Rappel : Fournissez des fichiers sources modifiables pour obtenir un résultat plus rapide et moins coûteux.

Relire les transcriptions vidéo

À l’instar de la ROC, les outils de transcription automatique évoluent rapidement. Mais ils sont loin d’être parfaits. Si vous avez besoin de faire traduire de l’anglais des sous-titres vidéo, vous pouvez utiliser un outil en ligne pour obtenir une transcription convenable. Cependant, quelqu’un doit relire et corriger la transcription tout en regardant la vidéo. Car si la transcription comporte des erreurs, ce sera également le cas dans la traduction.

Des outils de transcription automatique sont également offerts pour les langues internationales comme le français et l’espagnol, mais la fiabilité des résultats laisse à désirer. Si un membre de votre équipe parle couramment la langue source, vous pouvez fournir une transcription « acceptable ». Dans le cas contraire, il y aura certainement des erreurs. Dès le début du projet, indiquez à votre gestionnaire de projet dès le début si la transcription a été relue par un être humain. Si ce n’est pas le cas, une étape de relecture sera ajoutée pour garantir l’exactitude de la transcription.

Rappel : Relisez le contenu source pour accélérer le processus.

Envoyer des documents de référence

Lorsqu’elle comprend le contexte du contenu source, l’équipe de traduction est mieux à même d’effectuer un travail de qualité. Par exemple, si vous souhaitez faire traduire une transcription vidéo, soumettez également le fichier vidéo. Ainsi, si l’équipe de traduction n’est pas certaine de la façon dont un élément doit être traduit (c’est particulièrement vrai pour les dialogues), elle peut simplement regarder la vidéo pour se faire une idée plus précise.

Traductions antérieures, guide de style, glossaire, liste de termes propres à la marque, documents complémentaires et des captures d’écran d’interfaces utilisateur sont autant d’exemples de documents de référence utiles. Tous ces documents seront stockés dans le portail client pour que notre équipe puisse les utiliser. Ces ressources nous aident à comprendre non seulement un projet particulier, mais aussi votre entreprise dans son ensemble. Votre GP acquerra une meilleure compréhension de vos besoins, de sorte que vos projets subséquents se dérouleront encore plus facilement et soulèveront moins de questionnements.

Rappel : Soumettez des documents de référence afin de fournir du contexte à l’équipe de traduction et d’éviter qu’elle vous pose de nombreuses questions.

Conclusion

Chez Scriptis, nous accordons une grande valeur aux partenariats à long terme que nous avons établis avec nos clients fidèles. Après avoir travaillé ensemble pendant des années, nous en sommes venus à comprendre et même à anticiper leurs besoins. Et, à mesure que leurs activités se développent, nous sommes particulièrement bien placés pour accroître nos capacités et intégrer de nouvelles langues pour de nouveaux marchés. Lorsque vous utilisez le portail client pour soumettre des fichiers natifs épurés et corrigés à traduire, ainsi que des documents de référence utiles, vous posez les bases d’une collaboration fructueuse à long terme.

Avez-vous besoin d’un spécialiste en gestion de projets de traduction? Communiquez avec Scriptis.